Klachtenregeling
Hoe je een klacht bij ons indient, hoe wij die behandelen en binnen welke termijnen je een reactie krijgt.
1. Algemeen
Loonbox B.V. hanteert een klachtenregeling die is afgestemd op de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS). Deze regeling biedt zowel interne als externe betrokkenen de mogelijkheid om een vermoeden van een schending van het kwaliteitsbeleid of het kwaliteitsbeheersingssysteem te melden, zonder dat dit hun rechtspositie schaadt.
De regeling waarborgt dat klachten zorgvuldig, vertrouwelijk en binnen een redelijke termijn worden behandeld en vastgelegd. Blijkt een klacht gegrond, dan treft Loonbox passende corrigerende maatregelen om herhaling te voorkomen.
Deze klachtenregeling is gepubliceerd op onze website en maakt deel uit van ons kwaliteitsbeheersingssysteem.
De directie garandeert dat medewerkers die via deze regeling een melding doen, hiervan geen nadelige gevolgen ondervinden voor hun functie of positie.
2. Reikwijdte
Deze regeling ziet op:
- strafbare feiten begaan door Loonbox of haar medewerkers;
- daadwerkelijke of vermoede overtredingen van wet- en regelgeving door Loonbox of haar medewerkers;
- vermeende schendingen van het kwaliteitsbeleid of het kwaliteitsbeheersingssysteem door medewerkers;
- intimidatie, waaronder seksuele intimidatie, vernedering, discriminatie, agressie, geweld, niet-naleving van wet- en regelgeving, fraude, misleiding, misbruik van bedrijfsmiddelen of manipulatie van gegevens, waarbij medewerkers of leidinggevenden betrokken zijn;
- onrechtmatige vernietiging of wijziging van informatie of gegevens;
- iedere andere situatie waarvan de melder redelijkerwijs meent dat deze voor melding bij de kwaliteitsfunctionaris in aanmerking komt.
3. Procedure
Wie te maken krijgt met een situatie die onder de reikwijdte van deze regeling valt, kan contact opnemen met de kwaliteitsfunctionaris van Loonbox.
Klachten van interne of externe partijen worden uitsluitend ingediend via info@loonbox.nl.
De kwaliteitsfunctionaris bevestigt de ontvangst binnen vijf werkdagen en informeert de melder over de wijze van afhandeling en de te verwachten doorlooptijd. De klacht wordt binnen drie weken na indiening in behandeling genomen.
Binnen drie weken ontvangt de melder bericht over de uitkomst, inclusief eventuele te treffen maatregelen. Als onvoorziene omstandigheden het niet mogelijk maken deze termijn te halen, informeert de kwaliteitsfunctionaris de melder daarover en geeft aan wanneer de definitieve terugkoppeling wel volgt.
Klachten over overtredingen van wet- en regelgeving of schendingen van het kwaliteitsbeheersingssysteem worden met strikte vertrouwelijkheid behandeld.
4. Vertrouwelijkheid
De indiening, correspondentie, behandeling en vastlegging van een klacht verlopen vertrouwelijk ten aanzien van de identiteit en contactgegevens van de melder, tenzij de melder toestemming geeft deze bekend te maken.
Contactgegevens
Loonbox B.V.
Wijchenseweg 114a
6538 SX Nijmegen
024-2120579
info@loonbox.nl