Payroll vs. salarisadministratie: wat is het verschil?

In gesprekken met ondernemers blijkt regelmatig dat payroll en salarisadministratie als inwisselbare begrippen worden gebruikt. In de praktijk zijn het twee totaal verschillende constructies. Het verschil zit niet in de loonstrook zelf, maar in de vraag wie er juridisch werkgever is van de medewerker en wie de daaraan verbonden risico's draagt.

Hieronder staan beide constructies uitgelegd, inclusief wanneer welke het meest logisch is voor jouw bedrijf.

Salarisadministratie uitbesteden

Bij het uitbesteden van salarisadministratie blijf jij de formele werkgever. Je neemt medewerkers zelf in dienst, je tekent het arbeidscontract, je draagt het werkgeversrisico. Wat je overdraagt aan een externe partij als LoonBox is de verwerking van loonstroken, de loonaangifte, de CAO-bewaking en de communicatie met de Belastingdienst. Je houdt de volledige zeggenschap over je personeel.

Payroll

Bij payroll treedt een externe partij op als de formele werkgever. De medewerker staat juridisch in dienst bij het payrollbedrijf en werkt feitelijk bij jou. Je betaalt een omrekenfactor over het brutoloon, waarin het brutoloon zelf, de werkgeverslasten, een vergoeding voor het payrollbedrijf en een risicoreservering zijn verwerkt. De ziekte- en ontslagrisico's liggen bij de payrollpartij.

Wanneer salarisadministratie?

Salarisadministratie uitbesteden is de gangbare keuze voor MKB-bedrijven met vaste medewerkers. Je wilt de werkgeversrelatie behouden, je ondernemer is leidinggevend naar je team, en je wilt kosten besparen ten opzichte van zelf doen zonder controle af te staan. Voor de meeste bedrijven in Gelderland en Noord-Brabant is dit de passende vorm.

Wanneer payroll?

Payroll wordt interessant als je flexibel personeel wilt inzetten, het werkgeversrisico bij ziekte of ontslag wilt afkopen, of projectmatig werkt in sectoren als bouw, zorg, horeca of detachering. De hogere prijs is in die gevallen een bewuste afruil tegen risicospreiding.

Wat het kost

Salarisadministratie uitbesteden werkt met een vaste prijs per medewerker per maand, bij LoonBox vanaf €12. Payroll werkt met een omrekenfactor op het brutoloon, doorgaans tussen 1,55 en 1,75. Voor een medewerker met een modaal loon loopt het prijsverschil over een jaar op tot duizenden euro's. Of dat verschil gerechtvaardigd is, hangt af van het risico dat je wilt afkopen.