De meeste ondernemers blijven jaren te lang bij een salarisadministrateur waar ze eigenlijk niet meer tevreden over zijn. Loonstroken met fouten die trager worden gecorrigeerd dan beloofd, een adviseur die onbereikbaar blijft, of een factuur die telkens net iets hoger uitvalt dan verwacht. Wat onderschat wordt, is hoe beheersbaar het overstappen zelf eigenlijk is. Een goede nieuwe partij neemt je werk volledig uit handen en regelt de overgang van begin tot eind, inclusief het opvragen van gegevens bij je huidige bureau. Jij hoeft er nauwelijks iets voor te doen.
Signalen dat het tijd is
Een overstap wordt meestal ingezet nadat meerdere signalen zich opstapelen. Herhaalde fouten in loonstroken die niet structureel worden opgelost. Een adviseur die bij vragen pas na dagen of helemaal niet terugbelt. CAO-wijzigingen die niet automatisch worden verwerkt, waardoor jij zelf achteraan moet bellen. Ondoorzichtige facturen waarbij elke kleine mutatie apart in rekening wordt gebracht. Herkenbaar? Dan is het de moeite waard om te kijken wat de salarisadministratie van LoonBox te bieden heeft, en wat dat kost ten opzichte van wat je nu betaalt. Een eerlijk overzicht van tarieven vind je in het artikel over de kosten van salarisadministratie uitbesteden.
Hoe de overstap verloopt
De overstap verloopt in vijf stappen en is voor de meeste bedrijven binnen twee weken afgerond, mits je op tijd hebt opgezegd bij je huidige bureau.
- Een kennismakingsgesprek waarin je situatie en wensen in kaart worden gebracht.
- De opzegging bij je huidige bureau, rekening houdend met de opzegtermijn in het contract.
- De overdracht van gegevens, die de nieuwe partij voor je opvraagt.
- Controle en import van alle personeels- en loonhistorie in het nieuwe systeem.
- De eerste loonrun bij de nieuwe partij, vaak binnen een week operationeel.
Wat LoonBox voor je regelt
Wij nemen zelf contact op met je huidige salarisadministrateur, vragen de benodigde gegevens op en zorgen dat je snel operationeel bent in NMBRS. Dat betekent in de praktijk dat jij je niet hoeft te mengen in de overdracht. Wij weten wat er nodig is, welke gegevens de meeste bureaus aanleveren en waar je op moet controleren. De klanten die wij in Gelderland en Noord-Brabant overnemen, hebben er nauwelijks omkijken naar. De eerste loonrun bij LoonBox voelt niet anders dan de laatste bij je vorige bureau, behalve dat hij klopt.
Wat je zelf aanlevert
Wat jij aanlevert is beperkt: de personeelsdossiers, de arbeidscontracten van je medewerkers en de loonhistorie van het lopende jaar. Als die niet paraat zijn bij je huidige bureau, helpen wij met de uitvraag. In de meeste gevallen levert het oude bureau de benodigde bestanden aan zodra ze worden gevraagd, zeker als de opzegging netjes is verlopen.
Let op de opzegtermijn
Voordat je een nieuwe partij kiest, is het verstandig eerst je huidige contract te checken op de opzegtermijn. Bij de meeste salarisadministrateurs bedraagt die een tot drie maanden, maar er zijn bureaus met langere minimumtermijnen. Plan de overstap zo dat er geen maanden tussenvallen waarin loonstroken bij niemand liggen. Een goed nieuw bureau helpt je die planning te maken zodra de termijnen duidelijk zijn.
Overstappen overwegen? LoonBox helpt je direct verder.