Overstappen van salarisadministratie: stappen, timing en checklist

Kort antwoord: overstappen van salarisadministratie doe je in vijf stappen: kennismaken, opzeggen, gegevens overdragen, loonhistorie importeren en de eerste loonrun draaien. Het schoonste moment is 1 januari, maar halverwege het jaar kan ook, mits de nieuwe partij de loonhistorie van het lopende jaar krijgt. De doorlooptijd bepaalt vooral je opzegtermijn, meestal een tot drie maanden.

De meeste ondernemers blijven jaren te lang bij een salarisadministrateur waar ze eigenlijk niet meer tevreden over zijn. Loonstroken met fouten die trager worden gecorrigeerd dan beloofd, een adviseur die onbereikbaar blijft, of een factuur die telkens net iets hoger uitvalt dan verwacht. Wat onderschat wordt, is hoe beheersbaar het overstappen zelf eigenlijk is. Een goede nieuwe partij neemt je werk volledig uit handen en regelt de overgang van begin tot eind, inclusief het opvragen van gegevens bij je huidige bureau. Jij hoeft er nauwelijks iets voor te doen.

Wanneer is het tijd om over te stappen?

Een overstap wordt meestal ingezet nadat meerdere signalen zich opstapelen. Herhaalde fouten in loonstroken die niet structureel worden opgelost. Een adviseur die bij vragen pas na dagen of helemaal niet terugbelt. CAO-wijzigingen die niet automatisch worden verwerkt, waardoor jij zelf achteraan moet bellen. Ondoorzichtige facturen waarbij elke kleine mutatie apart in rekening wordt gebracht. Herkenbaar? Dan is het de moeite waard om te kijken wat de salarisadministratie van Loonbox te bieden heeft, en wat dat kost ten opzichte van wat je nu betaalt. Een eerlijk overzicht van tarieven vind je in het artikel over de kosten van salarisadministratie uitbesteden.

Hoe verloopt overstappen van salarisadministratie?

Overstappen van salarisadministratie verloopt in vijf stappen. Hoe snel het gaat, hangt vooral af van de opzegtermijn bij je huidige bureau.

1. Een kennismakingsgesprek waarin je situatie en wensen in kaart worden gebracht.
2. De opzegging bij je huidige bureau, rekening houdend met de opzegtermijn in het contract.
3. De overdracht van gegevens, die de nieuwe partij voor je opvraagt.
4. Controle en import van alle personeels- en loonhistorie in het nieuwe systeem.
5. De eerste loonrun bij de nieuwe partij.

Wat regelt Loonbox bij de overstap?

Wij nemen zelf contact op met je huidige salarisadministrateur, vragen de benodigde gegevens op en zorgen dat je snel operationeel bent in NMBRS. Dat betekent in de praktijk dat jij je niet hoeft te mengen in de overdracht. Wij weten wat er nodig is, welke gegevens de meeste bureaus aanleveren en waar je op moet controleren. De klanten die wij in Gelderland en Noord-Brabant overnemen, hebben er nauwelijks omkijken naar. De eerste loonrun bij Loonbox voelt niet anders dan de laatste bij je vorige bureau, behalve dat hij klopt.

Wat lever je zelf aan?

Bij het overstappen van salarisadministratie is wat jij aanlevert beperkt: de personeelsdossiers, de arbeidscontracten van je medewerkers en de loonhistorie van het lopende jaar. Als die niet paraat zijn bij je huidige bureau, helpen wij met de uitvraag. In de meeste gevallen levert het oude bureau de benodigde bestanden aan zodra ze worden gevraagd, zeker als de opzegging netjes is verlopen.

Wat is de opzegtermijn?

De opzegtermijn bij een salarisadministrateur bedraagt meestal een tot drie maanden, maar er zijn bureaus met langere minimumtermijnen. Check daarom eerst je huidige contract voordat je een nieuwe partij kiest. Een rekenvoorbeeld: bij een opzegtermijn van drie maanden zeg je uiterlijk eind september op als je per 1 januari wilt overstappen. Plan de overstap zo dat er geen maanden tussenvallen waarin loonstroken bij niemand liggen. Een goed nieuw bureau helpt je die planning te maken zodra de termijnen duidelijk zijn.

Wanneer kun je het best overstappen?

Het beste moment om over te stappen van salarisadministratie is 1 januari. Het voordeel hiervan is dat je het jaar begint bij één partij, elke medewerker krijgt één jaaropgaaf en er hoeft geen loonhistorie van het lopende jaar te worden overgedragen. Dat betekent meestal dat je in het najaar al opzegt.

Overstappen kan natuurlijk ook op andere momenten, zolang je een moment kiest waarop een loontijdvak begint. Zo wordt een loonrun en een loonaangifte niet over twee partijen verdeeld.

Kun je halverwege het jaar overstappen?

Ja, overstappen van salarisadministratie halverwege het jaar kan prima, maar het vraagt om een goede overdracht. De loonheffing wordt cumulatief over het jaar berekend en ook vakantiegeld en vakantiedagen lopen door. De nieuwe partij heeft daarom de cijfers van het lopende jaar nodig, per medewerker. Vraag in elk geval de loonstaten, de saldi van vakantiedagen en de laatste loonaangiften op.

Spreek ook af wie voor welke periode verantwoordelijk is. De partij die een loonrun verwerkt en de loonaangifte indient, is verantwoordelijk voor die periode. Leg dat per maand vast, zodat er geen gat of dubbele verwerking ontstaat.

Checklist: wat regel je bij het overstappen?

Met deze checklist voor het overstappen van salarisadministratie heb je alles bij de hand:

• Het contract met je huidige bureau, met de opzegtermijn en eventuele minimale looptijd.
• De ingangsdatum bij de nieuwe partij, bij voorkeur aan het begin van een loontijdvak.
• Een schriftelijke opzegging, met bevestiging van ontvangst.
• Een overzicht van je medewerkers met arbeidscontracten en personeelsdossiers.
• De loonstaten en loonjournaalposten van het lopende jaar.
• Vakantiedagen, verlofsaldo’s en lopende zaken, zoals een ziekmelding of een pensioenregeling.
• De CAO en eventuele afspraken die in het huidige systeem zijn vastgelegd.
• Afspraken over de overgangsmaand: wie draait welke loonrun en wie dient de loonaangifte in.
• Een controle van de eerste loonstroken bij de nieuwe partij naast die van de maand ervoor.

Wat gebeurt er met je gegevens en software?

Bij het overstappen van salarisadministratie blijven de gegevens van jou. Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor de loon- en personeelsgegevens. Het bureau verwerkt ze voor jou en moet ze na afloop van het contract teruggeven of verwijderen. Je hebt dus recht op je eigen gegevens. Vraag de overdracht schriftelijk aan en noem een redelijke termijn.

Werkt je huidige bureau in een ander systeem dan de nieuwe partij? Dan worden de gegevens overgezet. Je hoeft zelf geen software aan te schaffen: bij Loonbox werk je in NMBRS.

Werkt je huidige bureau niet mee? Leg je verzoek vast en verwijs naar het contract en de verwerkersovereenkomst. Vaak kunnen de belangrijkste gegevens ook worden gereconstrueerd uit loonstroken, jaaropgaven en eerdere loonaangiften. Daar helpen wij bij.

Wat kost overstappen?

Sommige bureaus rekenen eenmalige kosten voor het inrichten van je administratie, andere niet. Vraag er dus vooraf naar. Controleer ook in je huidige contract of er kosten zijn verbonden aan beëindiging of aan het meegeven van je gegevens.

Bij Loonbox beginnen de tarieven vanaf €16,25 per loonstrook. Werkgevers met 6 of meer medewerkers betalen geen opstartkosten. Bij 5 of minder medewerkers rekenen wij eenmalig €160 (zonder CAO) of €260 (met CAO). Het regelen van de overstap zelf, inclusief het opvragen van gegevens bij je huidige bureau, doen wij volledig voor je. Alle pakketten en prijzen vind je op de tarievenpagina. Wat je gemiddeld betaalt en waar je op moet letten als je aanbieders vergelijkt, lees je in het artikel over de kosten van salarisadministratie uitbesteden.

Veelgestelde vragen