Wat is een reiskostenvergoeding?
Werkgevers mogen medewerkers belastingvrij compenseren voor reiskosten naar het werk en zakelijke ritten. Op deze pagina lees je wat het maximumbedrag is in 2026, hoe je omgaat met OV-kosten en wat de combinatie met thuiswerken betekent.
- Belastingvrij maximum in 2026: € 0,25 per kilometer, voor alle vervoermiddelen.
- Geldt voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten; ook fietsers en OV-reizigers vallen eronder.
- Bij OV mag je ook de werkelijke kosten belastingvrij vergoeden als alternatief voor het kilometerbedrag.
- Vaste maandvergoedingen zijn toegestaan op basis van een realistisch gereden afstand.
Hoe werkt de reiskostenvergoeding?
De reiskostenvergoeding valt onder de gerichte vrijstellingen van de loonheffingsregels. Tot het wettelijke maximum per kilometer hoef je er geen loonheffing over in te houden en telt het niet mee voor de vrije ruimte van de WKR.
Het maximumbedrag van € 0,25 per kilometer geldt voor alle vervoermiddelen: de eigen auto, de fiets, de scooter en het openbaar vervoer. Je kiest zelf of je het vaste kilometerbedrag hanteert of, bij OV-reizigers, de werkelijke kosten vergoedt. Dat laatste is doorgaans voordeliger voor medewerkers die ver reizen met het treinabonnement.
De vergoeding mag worden betaald voor woon-werkverkeer én voor zakelijke ritten tijdens het werk, zoals bezoeken aan klanten of andere vestigingen. Woon-werkverkeer is daarmee fiscaal gelijkgesteld aan zakelijk reizen.
Belastingvrij bedrag in 2026
Het belastingvrije maximum bedraagt in 2026 € 0,25 per kilometer. Dit bedrag is stapsgewijs verhoogd: van € 0,19 naar € 0,21 in 2023, naar € 0,23 in 2024 en naar € 0,25 in 2026.
Rekenvoorbeeld vaste maandvergoeding
Werkt de medewerker ook een aantal dagen thuis? Dan verlaagt dat het aantal kantoorbezoekdagen en dus de vaste maandvergoeding. Combineer dit altijd goed met de thuiswerkvergoeding om een realistisch totaalbedrag te berekenen.
Praktisch voor jou als werkgever
Leg de afgesproken vergoeding vast in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek. Gebruik bij een vaste maandvergoeding het aantal kantoorbezoekdagen als grondslag en pas dit aan als een medewerker structureel meer of minder thuiswerkt. Bewaar bij OV-vergoedingen de bonnen of een jaaroverzicht. Controleer jaarlijks of het maximumbedrag per kilometer is bijgesteld, want dat wordt geïndexeerd.
Veelgestelde vragen
Geldt het maximum van € 0,25 ook voor de auto van de zaak?
Nee. Rijdt een medewerker in een auto van de zaak, dan gelden andere regels. De werkgever draagt al de kosten van het voertuig en er geldt een bijtelling voor privégebruik. De kilometervergoeding van € 0,25 is bedoeld voor medewerkers die hun eigen vervoer gebruiken voor zakelijke ritten of woon-werkverkeer.
Mag ik de volledige OV-kosten vergoeden?
Ja. Voor openbaar vervoer mag je de werkelijke kosten belastingvrij vergoeden, ook als dat meer is dan € 0,25 per kilometer. Je kunt dit doen via een OV-abonnement op naam van de werknemer of door declaraties te vergoeden. Bewaar de bonnen of rekeningafschriften als onderbouwing.
Hoe bereken ik een vaste reiskostenvergoeding?
Bereken het op basis van de enkele reisafstand maal twee (heen en terug) maal het aantal verwachte kantoorbezoekdagen per jaar, gedeeld door twaalf voor een maandbedrag. De Belastingdienst gaat uit van maximaal 214 kantoorbezoekdagen per jaar bij een voltijds dienstverband, na aftrek van vakantie, feestdagen en thuiswerkdagen.
Wat als een medewerker meer kilometers rijdt dan de vaste vergoeding dekt?
De medewerker kan het verschil zelf opgeven in de aangifte inkomstenbelasting als aftrekpost, mits hij aan de drempel voor reiskosten in de aangifte voldoet. Als werkgever ben je niet verplicht meer te vergoeden dan je bent overeengekomen, maar je mag altijd meer betalen. Het deel boven € 0,25 per kilometer is dan belast loon of je wijst het aan als eindheffingsloon binnen de WKR.