Wat is een thuiswerkvergoeding?
Als medewerkers thuis werken, mogen werkgevers een belastingvrije vergoeding per dag betalen. Op deze pagina lees je wat het maximum is in 2026, hoe je het combineert met de reiskostenvergoeding en wat je moet vastleggen.
- Belastingvrij maximum in 2026: € 2,35 per thuiswerkdag.
- De vergoeding dekt kosten zoals koffie, thee, elektriciteit en verwarming thuis.
- Combineren met reiskostenvergoeding is toegestaan, maar niet op dezelfde dag voor dezelfde uren.
- Leg de thuiswerkregeling schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een arbeidsovereenkomst of personeelshandboek.
Hoe werkt de thuiswerkvergoeding?
De overheid heeft de thuiswerkvergoeding in 2022 officieel geregeld als gerichte vrijstelling binnen de loonheffingsregels. Tot dat bedrag hoef je er geen loonheffing over in te houden en het telt niet mee voor de vrije ruimte van de WKR.
De vergoeding is bedoeld voor de extra kosten die een medewerker maakt bij thuiswerken: koffie, thee, elektriciteit, verwarming en het gebruik van sanitair. Het gaat niet om de inrichting van de werkplek; daarvoor geldt een aparte regeling binnen de WKR.
Je kunt de thuiswerkvergoeding op verschillende manieren uitbetalen: per daadwerkelijke thuiswerkdag op basis van een registratie, of als vaste vergoeding per maand op basis van een afgesproken werkpatroon. Die tweede methode is in de praktijk het handigst, zolang het aantal vaste thuiswerkdagen realistisch is vastgesteld.
Belastingvrij bedrag in 2026
Het maximale belastingvrije bedrag voor de thuiswerkvergoeding bedraagt in 2026 € 2,35 per thuiswerkdag. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.
Rekenvoorbeeld thuiswerkvergoeding
In de praktijk rekenen werkgevers vaak met een vaste maandelijkse vergoeding. Op basis van 3 thuiswerkdagen per week komt dat neer op circa € 27 per maand belastingvrij.
Combinatie met reiskostenvergoeding
De thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding mogen allebei worden toegepast, maar niet op dezelfde dag voor dezelfde werkuren.
Werkt een medewerker op maandag, woensdag en vrijdag thuis en komt hij dinsdag en donderdag naar kantoor? Dan betaal je drie thuiswerkdagen à € 2,35 en twee reisdagen à maximaal € 0,25 per kilometer. Op een dag dat een medewerker zowel thuis als op kantoor werkt, mag je beide vergoedingen naar rato toepassen op basis van het aantal uren.
Wat moet je vastleggen?
Leg de thuiswerkregeling vast in de arbeidsovereenkomst, een addendum of het personeelshandboek. Beschrijf daarin het aantal vaste thuiswerkdagen, de hoogte van de vergoeding en hoe wordt omgegaan met wisselende werkpatronen. Zo voorkom je discussies achteraf en sta je sterk bij een eventuele belastingcontrole.
Veelgestelde vragen
Mag ik de thuiswerkvergoeding combineren met de reiskostenvergoeding?
Ja, maar niet op dezelfde dag voor dezelfde uren. Als een medewerker op maandag volledig thuis werkt, betaal je de thuiswerkvergoeding. Komt hij dinsdag naar kantoor, dan betaal je de reiskostenvergoeding. Werkt hij een halve dag thuis en een halve dag op kantoor, dan mag je beide vergoedingen naar rato toepassen.
Is de thuiswerkvergoeding verplicht?
Nee, er is geen wettelijke verplichting om een thuiswerkvergoeding te betalen. Wel schrijven steeds meer cao's een minimumvergoeding voor. Controleer de cao die op jouw bedrijf van toepassing is. Als je de vergoeding wel betaalt, is het bedrag tot € 2,35 per dag belastingvrij in 2026.
Moet ik bijhouden hoeveel dagen een medewerker thuiswerkt?
Je hebt geen wettelijke dagregistratieplicht, maar het is verstandig om een thuiswerkbeleid te hebben met een vaste afspraak. Belastingdienst accepteert een vaste thuiswerkvergoeding op basis van een redelijke inschatting van het aantal thuiswerkdagen, mits dit realistisch en consistent is. Zorg dat je dit onderbouwt als er ooit een controle is.
Wat als ik meer dan € 2,35 per dag wil vergoeden?
Je mag meer betalen, maar het bedrag boven € 2,35 per dag is dan belast loon of je moet het aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Let op: de WKR-vrije ruimte is beperkt, dus overweeg of dit de beste aanpak is of dat een nettoloonafspraak voordeliger is.