Wat is de werkkostenregeling?
Het fiscale systeem waarmee je medewerkers vergoedingen en verstrekkingen kunt geven zonder loonbelasting, binnen een jaarlijkse vrije ruimte. Op deze pagina: hoe de vrije ruimte werkt, welke vrijstellingen gelden en hoe je de 80% eindheffing voorkomt.
- Vrije ruimte 2026: 2% over de eerste 400.000 euro loonsom, 1,18% over het meerdere.
- Boven de vrije ruimte betaal jij als werkgever 80% eindheffing.
- Gerichte vrijstellingen (reiskosten, thuiswerkvergoeding, studie) tellen niet mee.
- Wijs elke vergoeding vooraf aan als eindheffingsloon, achteraf mag niet.
Wanneer geldt het?
Altijd. Elke werkgever in Nederland valt onder de werkkostenregeling, of je nu één medewerker hebt of honderd. Voor de invoering in 2011 moest je per vergoeding beoordelen of die belast was. Sinds de WKR is de logica omgedraaid: alles valt in de vrije ruimte, tenzij er een specifieke vrijstelling of nihilwaardering geldt.
Als horeca-, bouw- of zorgondernemer in Gelderland of Noord-Brabant zet je de regeling vooral in voor personeelsfeesten, kerstpakketten en kleine attenties. Voor veel werkgevers is de WKR een vergeten instrument, terwijl er best wat ruimte in zit om medewerkers iets extra te geven zonder dat zij er belasting over betalen.
De vrije ruimte in 2026
De vrije ruimte is het maximale bedrag dat je belastingvrij aan vergoedingen en verstrekkingen mag besteden. De berekening werkt in twee schijven:
Vrije ruimte berekening 2026
Bij een loonsom van €600.000 reken je: €400.000 × 2% = €8.000, plus €200.000 × 1,18% = €2.360. Totaal: €10.360 vrije ruimte.
Eindheffing bij overschrijding
Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. De medewerker merkt hier niets van: de belasting komt volledig voor jouw rekening.
Eindheffing bij overschrijding
Overschrijding × 80% = te betalen loonbelasting
Voorbeeld: €2.000 boven de vrije ruimte = €1.600 eindheffing voor de werkgever
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Niet alles hoeft ten koste te gaan van de vrije ruimte. Er zijn vergoedingen die altijd belastingvrij zijn, en voorzieningen die op nul worden gewaardeerd.
Gerichte vrijstellingen zijn onder meer de reiskostenvergoeding van 23 cent per kilometer, de thuiswerkvergoeding van 2,35 euro per dag, een zakelijk OV-abonnement, noodzakelijke studiekosten, arbovoorzieningen en maaltijden bij overwerk of zakelijke reizen. Nihilwaarderingen gelden voor zaken op de werkplek zelf: koffie en thee, bedrijfsfitness op locatie, werkkleding die alleen op de zaak geschikt is, en gereedschap dat volledig zakelijk wordt gebruikt. Benut deze categorieën eerst, voor je aan de vrije ruimte komt.
Wat telt wel in de vrije ruimte?
Alles wat je aanwijst als eindheffingsloon en niet onder een vrijstelling of nihilwaardering valt. Denk aan kerstpakketten, personeelsfeesten, bedrijfsuitjes, bonussen die je belastingvrij wilt geven en vergoedingen die boven de maximale gerichte vrijstelling uitkomen. Let op het gebruikelijkheidscriterium: een vergoeding mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties gangbaar is. De Belastingdienst kan dat corrigeren.
Praktisch voor jou als werkgever
Wijs vergoedingen altijd vooraf aan als eindheffingsloon, dus voor het moment van betalen of uitreiken. Achteraf aanwijzen is uitgesloten. Controleer per kwartaal of je de vrije ruimte dreigt te overschrijden, zodat je niet in december voor een verrassing komt te staan. Houd een eenvoudige WKR-administratie bij van alle aangewezen vergoedingen, en gebruik gerichte vrijstellingen eerst — die zijn gratis.
Veelgestelde vragen
Wat is de vrije ruimte van de WKR in 2026?
2% over de eerste 400.000 euro fiscale loonsom, 1,18% over het meerdere. Bij een loonsom van 500.000 euro is dat 9.180 euro vrije ruimte.
Wat als ik de vrije ruimte overschrijd?
Je betaalt als werkgever 80% eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte. Bij 1.000 euro te veel besteed is dat 800 euro loonbelasting. De medewerker merkt daar niets van. De eindheffing geef je aan in de loonaangifte van het laatste tijdvak van het jaar.
Moet een kerstpakket opgegeven worden in de WKR?
Ja. Een kerstpakket valt als verstrekking in de vrije ruimte. Wijs het vóór het uitreiken aan als eindheffingsloon. Doe je dat niet, dan wordt het als regulier loon gezien en betaalt de medewerker er belasting over.
Mag ik een bonus belastingvrij geven via de WKR?
Binnen de vrije ruimte en binnen het gebruikelijkheidscriterium kan dat. Een bonus die meer dan 30% afwijkt van wat gangbaar is, loopt risico op correctie door de Belastingdienst.