Sinds 2022 mogen werkgevers medewerkers een belastingvrije thuiswerkvergoeding geven. De regeling is sindsdien elk jaar iets ruimer geworden. In 2026 bedraagt het maximum €2,45 per thuiswerkdag. Dit artikel legt uit hoe de regeling werkt, hoe je een vaste maandelijkse vergoeding berekent en welke valkuilen je wilt vermijden.
Wat is de thuiswerkvergoeding?
De thuiswerkvergoeding is een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling (WKR). Dat betekent dat je de vergoeding buiten de vrije ruimte mag verstrekken: je betaalt er geen loonbelasting over en het kost je geen eindheffing.
De vergoeding is bedoeld als tegemoetkoming in de kosten die een medewerker thuis maakt, denk aan stroom, verwarming, koffie en een snellere internetverbinding. De Belastingdienst gaat ervan uit dat thuiswerken gemiddeld die kosten meebrengt en heeft daarvoor een forfaitair bedrag vastgesteld.
Het maximale belastingvrije bedrag in 2026 is €2,45 per thuiswerkdag. In 2025 was dat nog €2,40. Geef je meer dan €2,45 per dag, dan is het meerdere belast loon of moet het ten laste van de vrije ruimte komen.
Thuiswerkvergoeding en reiskosten: niet op dezelfde dag
Een veelgemaakte fout is het combineren van thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding op dezelfde dag. Dat mag niet. De Belastingdienst hanteert een strikte keuzeregel:
- Op een dag dat de medewerker volledig thuiswerkt mag je de thuiswerkvergoeding geven (€2,45), maar geen reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
- Op een dag dat de medewerker naar kantoor reist (ook al werkt hij daarna thuis) mag je de reiskostenvergoeding geven (maximaal €0,25 per kilometer), maar geen thuiswerkvergoeding.
| Dag | Vergoeding | Maximum 2026 |
|---|---|---|
| Volledig thuiswerken | Thuiswerkvergoeding | €2,45 per dag |
| Naar kantoor reizen | Reiskostenvergoeding | €0,25 per km (woon-werk) |
| Vakantie / verlof | Geen | — |
Voor medewerkers die op wisselende dagen thuiswerken en naar kantoor gaan, is het belangrijk om dit per dag correct bij te houden of een vaste verdeelsleutel af te spreken (zie vaste vergoeding op basis van thuiswerkpatroon).
Vaste vergoeding op basis van thuiswerkpatroon
Je hoeft niet elke dag bij te houden of iemand daadwerkelijk thuiswerkt. De Belastingdienst staat toe dat je een vaste maandelijkse vergoeding afspreekt op basis van het verwachte gemiddelde aantal thuiswerkdagen per week.
De berekening is als volgt:
Vaste thuiswerkvergoeding per maand = gemiddeld aantal thuiswerkdagen per week × €2,45 × 52/12
De 4,33 is het gemiddeld aantal weken per maand: 52 weken gedeeld door 12 maanden.
2 × €2,45 × 4,33 = €21,22 per maand belastingvrij.
Tijdelijke afwijkingen van het patroon, door vakantie, ziekte of een incidentele kantoordag extra, hoef je niet te corrigeren. De Belastingdienst hanteert hier een redelijkheidscriterium: zolang het gemiddelde over een langere periode klopt, is er geen probleem.
Leg het afgesproken thuiswerkpatroon en de bijbehorende vergoeding schriftelijk vast. Dit kan in een afzonderlijk thuiswerkbeleid of als aanvulling op het arbeidscontract. Zo sta je sterk bij een eventuele controle.
Wat als de medewerker meer of minder thuiswerkt?
Het thuiswerkpatroon kan veranderen. Denk aan een medewerker die van drie naar twee dagen per week thuiswerkt na een functiewijziging, of juist meer thuiswerkt door een verhuizing.
Bij een structurele wijziging in het thuiswerkpatroon moet je de vaste vergoeding aanpassen. Doe dit bij voorkeur tegelijk met het vastleggen van de nieuwe afspraken in het thuiswerkbeleid of de arbeidsovereenkomst.
Bij tijdelijke afwijkingen (een week meer op kantoor door een project, een ziekteperiode of een vakantieweek) hoef je de vergoeding niet te corrigeren. De Belastingdienst accepteert dat de werkelijkheid soms afwijkt van het gemiddelde, mits de basisafspraak realistisch is.
Thuiswerkvergoeding en internet of telefoon
De thuiswerkvergoeding van €2,45 per dag dekt een forfait voor algemene thuiswerkkosten. Wil je de internetaansluiting thuis van een medewerker (mede)vergoeden, dan val je onder een aparte gerichte vrijstelling: de noodzakelijkheidscriterium-regeling.
Voor internet geldt dat de werkgever de kosten van een internetverbinding thuis belastingvrij mag vergoeden als die verbinding noodzakelijk is voor het werk. In de praktijk accepteert de Belastingdienst een bijdrage in de internetkosten als aannemelijk is dat de medewerker de verbinding voor het werk gebruikt.
Voor een zakelijke telefoon of laptop gelden weer andere regels, namelijk het noodzakelijkheidscriterium. Daarin is de kernvraag of het apparaat noodzakelijk is voor de taakuitoefening. Zowel de telefoon- als de laptopvergoeding valt dan buiten de vrije ruimte.
Combineer je meerdere vergoedingen, dan is het verstandig om per post te beoordelen welke gerichte vrijstelling van toepassing is. Zo voorkom je dat je onbedoeld vrije ruimte verbruikt voor vergoedingen die eigenlijk als gerichte vrijstelling kunnen worden aangemerkt.
Veelgestelde vragen
In 2026 mag je maximaal €2,45 per thuiswerkdag belastingvrij vergoeden als gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Dit bedrag is per 1 januari 2026 verhoogd ten opzichte van €2,40 in 2025.
Niet op dezelfde dag. Op een dag dat de medewerker thuiswerkt mag je alleen de thuiswerkvergoeding geven. Op een dag dat de medewerker naar kantoor reist mag je uitsluitend de reiskostenvergoeding (maximaal €0,25 per kilometer) verstrekken.
Nee. Je mag een vaste maandelijkse vergoeding afspreken op basis van het gemiddeld aantal thuiswerkdagen per week. Je hoeft dan niet dagelijks bij te houden of iemand daadwerkelijk thuiswerkt. Tijdelijke afwijkingen door vakantie of ziekte hoef je niet te corrigeren.
Ja. De thuiswerkvergoeding van €2,45 per dag geldt per daadwerkelijk thuisgewerkte dag, ongeacht of iemand fulltime of deeltijd werkt. De vaste maandelijkse vergoeding bereken je op basis van het gemiddeld aantal thuiswerkdagen van die specifieke medewerker.
Er is geen wettelijke verplichting om dit in een apart document vast te leggen, maar het is sterk aanbevolen. Leg het thuiswerkpatroon en de bijbehorende vergoeding schriftelijk vast in een thuiswerkbeleid of als aanvulling op het arbeidscontract. Dit voorkomt discussie bij een eventuele controle door de Belastingdienst.
Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en is niet als juridisch advies. De wet- en regelgeving kan wijzigen. Raadpleeg altijd een specialist voor jouw specifieke situatie.
Wil je zeker weten dat de thuiswerkvergoeding in jouw salarisadministratie correct is verwerkt? LoonBox helpt je verder.