Je eerste medewerker aannemen verandert het karakter van je bedrijf. Er komt een werkgeversrol bij die wettelijke verplichtingen meebrengt, van loonheffingen tot arboregels, van pensioenaansluiting tot verzekeringen. Ondernemers die dit stap voor stap aanpakken, lopen zelden tegen problemen aan. Ondernemers die in de haast van een eerste aanname iets overslaan, wel. Hieronder staan de zeven onderdelen die je vooraf op orde wilt hebben.
1. Loonheffingsnummer aanvragen
Voor de eerste loonstrook kunt verwerken, heb je een loonheffingsnummer nodig van de Belastingdienst. Die vraag je aan via belastingdienst.nl. Zonder dit nummer kun je geen loonaangifte doen, dus regel dit ruim voor de beoogde startdatum.
2. Arbeidscontract opstellen
Bij een dienstverband langer dan een maand ben je wettelijk verplicht een schriftelijke arbeidsovereenkomst te verstrekken. Zorg dat het contract naam en adres van werkgever en werknemer bevat, de begindatum en bij bepaalde tijd ook de einddatum, de functieomschrijving en het salaris, de arbeidsduur en werktijden, het aantal vakantiedagen en de toepasselijke CAO.
3. Controleer welke CAO geldt
In veel sectoren geldt een verplichte CAO. Controleer of er voor jouw branche een CAO van toepassing is en welke arbeidsvoorwaarden daarin zijn vastgelegd. Bij LoonBox doen wij dit standaard voor je en verwerken we alle CAO-verplichtingen automatisch in de loonstroken.
4. Verzuimverzekering overwegen
Als werkgever ben je bij ziekte verplicht het loon van je medewerker door te betalen. Minimaal zeventig procent, bij veel CAO's honderd procent, gedurende maximaal twee jaar. Een verzuimverzekering dekt dat risico af. Voor kleine werkgevers is dit vaak het verschil tussen een beheersbare tegenslag en een financiële klap.
5. Arbodienst of bedrijfsarts
Je bent verplicht een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Die is nodig voor de begeleiding bij ziekteverzuim en de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie.
6. Salarisadministratie opzetten
Elke maand moet de loonstrook worden verwerkt en de loonaangifte worden gedaan. LoonBox regelt dit voor je, inclusief de eerste aanmelding bij de Belastingdienst en waar nodig hulp bij het arbeidscontract.
7. Verplichte meldingen
Meld je nieuwe medewerker aan bij de Belastingdienst via de loonaangifte, bij het pensioenfonds van je branche als dat van toepassing is, en bij je bedrijfsverzekeraar.
Eerste medewerker in beeld? LoonBox helpt je direct verder.