De werkkostenregeling (WKR) regelt wat je als werkgever belastingvrij aan medewerkers mag vergoeden of verstrekken. De regeling werkt in twee lagen. Een groot deel van de gebruikelijke vergoedingen valt onder de zogeheten gerichte vrijstellingen: denk aan de thuiswerkvergoeding, reiskosten en studiekosten. Die tellen helemaal niet mee voor de vrije ruimte en zijn altijd belastingvrij, mits je aan de voorwaarden voldoet. Vergoedingen die niet onder een gerichte vrijstelling vallen, zoals een kerstpakket of personeelsuitje, gebruik je de vrije ruimte voor. Zolang je daarbinnen blijft, betaalt niemand belasting. Ga je erover heen, dan betaal jij als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Dit artikel legt beide lagen voor 2026 stap voor stap uit.
Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling is in 2011 ingevoerd om het systeem van vergoedingen en verstrekkingen te vereenvoudigen. De kern is simpel: als werkgever kun je vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als zogenoemd eindheffingsloon. Deze aangewezen bedragen tellen mee voor de vrije ruimte. Zolang het totaal binnen die vrije ruimte blijft, is er geen loonbelasting verschuldigd, niet door de medewerker en niet door jou.
Overschrijd je de vrije ruimte wel, dan betaal jij als werkgever aan het einde van het jaar 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. De medewerker merkt hier niets van: de last ligt volledig bij de werkgever.
Niet alle vergoedingen hoeven via de vrije ruimte te lopen. Een groot deel valt onder de gerichte vrijstellingen of de nihilwaarderingen. Die komen verderop in dit artikel aan bod.
De vrije ruimte in 2026
De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom van je onderneming. In 2026 gelden twee tarieven:
| Deel van de loonsom | Percentage vrije ruimte |
|---|---|
| Eerste €400.000 | 1,92% |
| Boven €400.000 | 1,18% |
De vrije ruimte wordt berekend over de totale fiscale loonsom van het jaar. Twee rekenvoorbeelden:
| Loonsom | Berekening | Vrije ruimte |
|---|---|---|
| €300.000 | €300.000 x 1,92% | €5.760 |
| €600.000 | €400.000 x 1,92% + €200.000 x 1,18% | €10.040 |
Gerichte vrijstellingen: buiten de vrije ruimte
Een groot voordeel van de WKR is dat veel gebruikelijke vergoedingen helemaal buiten de vrije ruimte blijven. Dit zijn de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Je hoeft ze niet aan te wijzen als eindheffingsloon en ze tellen niet mee voor de vrije ruimte, mits je aan de voorwaarden voldoet.
| Vergoeding of verstrekking | Voorwaarden / maximum 2026 |
|---|---|
| Reiskostenvergoeding | Max. €0,25 per kilometer voor zakelijk en woon-werkverkeer |
| Thuiswerkvergoeding | Max. €2,45 per thuiswerkdag |
| OV-abonnement | Volledig vrijgesteld als het voor zakelijk gebruik of woon-werkverkeer wordt gebruikt |
| Maaltijden | Vrijgesteld bij overwerk of tijdens dienstreizen; maaltijden op de werkplek gelden als nihilwaardering |
| Studiekosten en opleiding | Volledig vrijgesteld als de opleiding gericht is op het werk |
| Arbo-voorzieningen (thuis) | Volledig vrijgesteld als de werkgever verplicht is ze te verstrekken (bijv. ergonomische stoel of beeldscherm bij thuiswerken) |
| Personeelskorting op eigen producten | Max. 20% korting op de commerciële waarde, met een maximum van €500 per werknemer per jaar |
| Verhuiskosten bij verplichte verhuizing | Max. €7.750 voor de overige kosten, bovenop de werkelijke transportkosten |
Veel werkgevers gaan ervan uit dat alles boven €0,25 per kilometer automatisch belast loon wordt voor de medewerker. Dat is niet zo. Je hebt een keuze: je kunt het meerdere aanwijzen als eindheffingsloon, waarmee je het in de vrije ruimte onderbrengt. Zolang je binnen de vrije ruimte blijft, betaalt niemand belasting over dat meerdere, niet de medewerker en niet jij. Pas als de vrije ruimte wordt overschreden, betaal jij als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Wijs je het meerdere niet aan als eindheffingsloon, dan is het regulier loon en betaalt de medewerker er inkomstenbelasting over via de loonstrook.
Nihilwaarderingen
Naast gerichte vrijstellingen zijn er ook voorzieningen die op nihil worden gewaardeerd. Dat betekent dat de fiscale waarde ervan op nul wordt gesteld, zodat ze de vrije ruimte niet belasten. Deze moeten wel op de werkplek worden gebruikt of verstrekt.
Voorbeelden van nihilwaarderingen:
- Koffie, thee en kleine consumpties op de werkplek
- Arbo-bureau en ergonomische voorzieningen op de werkplek
- Bedrijfsfitness op de werkplek
- Parkeergelegenheid op de werkplek
Het gebruikelijkheidscriterium
Niet alles mag zomaar worden aangewezen als eindheffingsloon. De Belastingdienst hanteert het gebruikelijkheidscriterium: een vergoeding of verstrekking mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Daarboven geldt een absoluut maximum: vergoedingen die meer dan €2.400 per persoon per jaar bedragen en als ongebruikelijk worden aangemerkt, kan de Belastingdienst weigeren als eindheffingsloon aan te merken. In dat geval worden ze belast als regulier loon bij de medewerker.
In de praktijk speelt dit criterium vooral bij hoge vergoedingen voor specifieke medewerkers, zoals een fors opleidingsbudget dat alleen voor directieleden geldt. Gangbare vergoedingen zoals een reiskostenvergoeding, een telefoon of een kerstpakket voldoen doorgaans zonder problemen aan het gebruikelijkheidscriterium.
Eindheffing bij overschrijding
Als je aan het einde van het jaar vaststelt dat de totale aangewezen vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte overschrijden, betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. Je verrekent dit in de aangifte loonheffingen van het eerste tijdvak van het volgende jaar.
Een rekenvoorbeeld: je hebt een loonsom van €300.000 (vrije ruimte €5.760) en hebt €7.000 aangewezen als eindheffingsloon. De overschrijding is €1.240. De eindheffing bedraagt dan €1.240 x 80% = €992.
Administratief ben je verplicht bij te houden welke vergoedingen en verstrekkingen je per medewerker hebt aangewezen als eindheffingsloon. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat de Belastingdienst bij een controle de vergoedingen alsnog als regulier loon aanmerkt, met naheffingen en rente tot gevolg.
Veelgestelde vragen
Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en is niet als juridisch advies. De wet- en regelgeving kan wijzigen. Raadpleeg altijd een specialist voor jouw specifieke situatie.
Wil je zeker weten dat je de WKR correct toepast en geen eindheffing betaalt? Neem contact op.