Wat zijn je verplichtingen voor vakantiegeld en vakantiedagen?

Vakantiegeld en vakantiedagen zijn twee aparte verplichtingen die werkgevers vaak door elkaar halen. Vakantiedagen gaan over de hoeveelheid vrije tijd waar een medewerker recht op heeft; vakantiegeld is een financiele vergoeding bovenop het salaris. Beide zijn wettelijk geregeld, en beide kennen vervaltermijnen en uitzonderingen die in de praktijk regelmatig voor verrassingen zorgen. Dit overzicht zet de verplichtingen helder op een rij.

Hoeveel vakantiedagen ben je verplicht te geven?

Het wettelijk minimum aan vakantiedagen is vier keer de wekelijkse arbeidsduur (art. 7:634 BW). Bij een vijfdaagse werkweek zijn dat twintig dagen per jaar. Bij een medewerker die drie dagen per week werkt zijn dat twaalf dagen. De opbouw verloopt naar rato van de gewerkte periode: iemand die halverwege het jaar in dienst treedt, bouwt voor het eerste jaar de helft van de vakantiedagen op.

Via een cao of arbeidsovereenkomst kun je meer vakantiedagen afspreken. Die extra dagen heten bovenwettelijke vakantiedagen. Minder dan het wettelijk minimum mag niet, ook niet via een cao.

Wettelijke vs bovenwettelijke vakantiedagen

Het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is belangrijk, omdat ze verschillende vervaltermijnen kennen. Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het einde van het opbouwjaar, dus op 1 juli van het jaar volgend op het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas na vijf jaar.

Er geldt een uitzondering op de vervaltermijn van wettelijke dagen: als de werkgever de medewerker redelijkerwijs niet in staat heeft gesteld de vakantiedagen op te nemen, vervallen ze niet. Denk aan situaties waarbij een medewerker door hoge werkdruk of een aanhoudend personeelstekort feitelijk geen vakantie kon opnemen. In dat geval draagt de werkgever het risico van verval.

In de praktijk betekent dit dat je als werkgever actief moet bewaken wanneer wettelijke vakantiedagen dreigen te vervallen. Medewerkers moeten tijdig worden gewezen op hun vakantiesaldo en in de gelegenheid worden gesteld om dagen op te nemen. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat vervallen dagen toch opeisbaar blijken.

Vakantiegeld: minimaal 8% van brutoloon

Vakantiegeld bedraagt wettelijk minimaal 8% van het brutoloon. De berekeningsgrondslag is het brutoloon inclusief vaste toeslagen zoals een ploegentoeslag of onregelmatigheidstoeslag. Onkostenvergoedingen, zoals een reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding, tellen niet mee. Een cao kan een hoger percentage voorschrijven, maar nooit lager dan 8%.

Wanneer betaal je vakantiegeld uit?

De wet schrijft geen verplichte uitbetalingsmaand voor. In de praktijk is mei de gebruikelijke maand, maar via cao of contract kan een andere periode worden afgesproken. Het is ook mogelijk om vakantiegeld maandelijks uit te betalen als dit schriftelijk is vastgelegd. In dat geval wordt het percentage maandelijks bovenop het salaris uitbetaald en bouw je gedurende het jaar geen vakantiegeldsaldo op.

Vakantiedagen en ziekte

Een zieke medewerker bouwt vakantiedagen op op dezelfde manier als een gezonde medewerker. Dit is een harde wettelijke regel die niet via cao of contract kan worden beperkt. Ook tijdens een langdurig ziekteverzuim van meerdere jaren blijft de opbouw doorlopen.

Als een zieke medewerker op vakantie wil gaan, is dat toegestaan, mits de medewerker daar schriftelijk mee instemt. De vakantiedagen worden dan afgeboekt van het vakantiesaldo. Druk uitoefenen om een zieke medewerker vakantiedagen te laten opnemen zonder zijn instemming is niet toegestaan.

Voor de bovenwettelijke vakantiedagen van langdurig zieke medewerkers geldt de uitzondering dat ze pas na vijf jaar vervallen, niet al na zes maanden zoals de wettelijke dagen. Dit biedt de zieke medewerker bescherming: ook als hij jaren ziek is, behoudt hij zijn bovenwettelijke vakantiedagen totdat hij in staat is ze op te nemen.

Vakantiegeld bij uitdiensttreding

Als een medewerker uit dienst treedt, moet je het opgebouwde vakantiegeld uitbetalen in de eindafrekening. Dit geldt ongeacht de reden van vertrek: ontslag, het einde van een tijdelijk contract of vertrek op eigen initiatief. Het opgebouwde vakantiegeld wordt berekend over de loonperiode die nog niet is uitbetaald.

Openstaande vakantiedagen moeten worden uitbetaald of worden opgenomen tijdens de opzegtermijn. Uitbetaling gebeurt op basis van het dagloon op de ontslagdatum. Als de medewerker meer vakantiedagen heeft opgenomen dan hij heeft opgebouwd, mag je de teveel opgenomen dagen verrekenen met het eindloon, mits dit contractueel is vastgelegd.

Veelgestelde vragen

Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en niet als juridisch of fiscaal advies. Regelgeving kan wijzigen. Raadpleeg altijd een specialist voor jouw specifieke situatie.