Als een medewerker ziek wordt, komen er aanzienlijke verplichtingen op je af als werkgever. Bij ziekte ben je verplicht het loon maximaal twee jaar door te betalen. De minimale hoogte is 70% van het laatste loon, maar veel CAO's schrijven 100% voor in het eerste ziektejaar. Parallel daaraan schrijft de Wet Verbetering Poortwachter een strak tijdpad voor waarin je samen met de medewerker aan re-integratie moet werken, gedocumenteerd en met inschakeling van een gecertificeerde arbodienst. Voor ondernemers die net hun eerste medewerker aannemen, is dit vaak de meest onderschatte verplichting — tot het een keer misgaat.
De tijdlijn van Poortwachter
De Wet Verbetering Poortwachter schrijft een strak tijdpad voor met vaste mijlpalen. Op dag 1 meld je de zieke medewerker bij de arbodienst. In week 6 stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. In week 8 stel je samen met de medewerker een plan van aanpak op. In week 42 doe je de ziekmelding bij het UWV. In maand 20 vindt de eerstejaars evaluatie plaats en rond maand 22 dien je de WIA-aanvraag in. Elk moment levert verplichte documenten op voor het re-integratiedossier. Wie een termijn mist, is in de fout, ook als er een goede reden voor was.
Als je de termijnen niet haalt
Mis je een termijn zonder deugdelijke onderbouwing, dan riskeer je een loonsanctie van het UWV: je moet het loon een derde jaar doorbetalen, dus tot 36 maanden in totaal. Dat is een kostbare vergissing en vrijwel altijd voorkombaar. In de meeste gevallen is een sanctie te voorkomen met een goed bewaakt proces en duidelijke communicatie met de bedrijfsarts. De meeste werkgevers die een sanctie oplopen, wisten van de verplichting maar verloren het overzicht in de drukte van alledag.
Rol van de arbodienst
Je bent als werkgever verplicht een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts, ook als je niemand in dienst hebt die ziek is. De arbodienst stelt de probleemanalyse op in week 6, begeleidt het re-integratietraject en toetst of de inspanningen van werkgever en medewerker redelijk zijn. Zonder arbocontract mis je al bij de eerste ziekmelding het wettelijk kader en kun je de Poortwachter-procedure niet correct doorlopen.
Re-integratie: spoor 1 en spoor 2
Spoor 1 is re-integratie bij je eigen bedrijf, via aangepast werk, tijdelijk andere taken of de eigen functie in aangepaste vorm. Zolang dat mogelijk is, blijft spoor 1 de verplichte route. Spoor 2 wordt verplicht zodra spoor 1 aantoonbaar niet mogelijk is: re-integratie bij een andere werkgever. Je bent verplicht beide sporen actief te verkennen en dat te documenteren. Als je spoor 2 niet tijdig opstart terwijl spoor 1 is gestrand, is dat op zichzelf al grond voor een loonsanctie.
Hoe LoonBox helpt
LoonBox bewaakt de termijnen van Poortwachter en zorgt dat de verzuimregistratie correct in NMBRS wordt bijgehouden. Daarmee voorkom je dat je door een gemiste deadline een loonsanctie oploopt die had voorkomen kunnen worden. Meer over wat LoonBox doet op het gebied van personeel en verzuim lees je op de pagina HR-ondersteuning.
Verzuim zonder risico verwerken? LoonBox helpt je direct verder.