Een medewerker ontslaan is zelden eenvoudig. Er zijn strikte regels over welke ontslagroute je moet volgen, wanneer je een transitievergoeding verschuldigd bent en hoe je de eindafrekening correct verwerkt. Een fout in het proces kan leiden tot een nietige opzegging, een schadevergoeding of een langdurige rechtszaak. Dit artikel helpt je de juiste stappen te zetten.
De vier ontslagroutes
In Nederland zijn er vier manieren om een dienstverband te beëindigen. Welke route je kiest, hangt af van de reden voor het ontslag:
| Route | Wanneer | Via |
|---|---|---|
| Wederzijds goedvinden (VSO) | Beide partijen zijn het eens over de beëindiging | Onderlinge overeenkomst, geen toestemming nodig |
| UWV-procedure | Bedrijfseconomische redenen of 2 jaar ziekte | UWV geeft ontslagvergunning |
| Kantonrechter | Disfunctioneren, verstoorde arbeidsverhouding, verwijtbaar handelen | Ontbindingsverzoek bij kantonrechter |
| Ontslag op staande voet | Dringende reden (diefstal, fraude, ernstig wangedrag) | Onmiddellijk, schriftelijk met reden |
Wederzijds goedvinden: de VSO
De vaststellingsovereenkomst (VSO) is in de praktijk de meest gebruikte ontslagroute. Werkgever en medewerker spreken af onder welke voorwaarden het dienstverband eindigt: einddatum, vergoeding, vrijstelling van werk en geheimhouding. Geen rechter, geen UWV-procedure.
Een VSO kent een paar belangrijke spelregels. Na ondertekening heeft de medewerker altijd 14 dagen bedenktijd om de overeenkomst te herroepen, zonder opgaaf van reden. Druk uitoefenen is dan ook gevaarlijk: een VSO die niet vrijwillig is getekend, kan door de rechter worden vernietigd. Wil de medewerker na ontslag in aanmerking komen voor WW, dan moet de VSO voldoen aan de UWV-voorwaarden: de einddatum sluit aan op de wettelijke opzegtermijn en de reden voor ontslag mag niet verwijtbaar zijn aan de medewerker zelf.
Opzegtermijn
Bij opzegging geldt een wettelijke opzegtermijn, tenzij er een langere termijn in de cao of het contract is afgesproken. De wettelijke termijn voor de werkgever is afhankelijk van de duur van het dienstverband:
- Korter dan 5 jaar: 1 maand
- 5 tot 10 jaar: 2 maanden
- 10 tot 15 jaar: 3 maanden
- 15 jaar of langer: 4 maanden
De medewerker heeft altijd een opzegtermijn van 1 maand, tenzij contractueel anders is afgesproken (maximaal 6 maanden).
Transitievergoeding
Bij elk ontslag op initiatief van de werkgever heeft de medewerker recht op een transitievergoeding, ook bij een kort dienstverband. De vergoeding bedraagt 1/3 maandsalaris per gewerkt jaar, ook voor gedeeltes van een jaar. Het maximum in 2026 is €98.000 bruto, of een jaarsalaris als dat hoger ligt.
De transitievergoeding is niet verschuldigd als de medewerker zelf opzegt, of bij ontslag op staande voet wegens ernstig verwijtbaar handelen. In sommige situaties kun je eerder gemaakte scholingskosten of transitiekosten verrekenen met de vergoeding.
Eindafrekening
Bij uitdiensttreding stel je een eindafrekening op. Die bevat in elk geval het loon over de laatste periode, de uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen tegen het dagloon op de ontslagdatum, het opgebouwde vakantiegeld en de transitievergoeding als die verschuldigd is. Is er contractueel recht op een bonus of dertiende maand, dan is die naar rato ook verschuldigd. Op de transitievergoeding wordt loonheffing ingehouden. De medewerker ontvangt een eindloonstrook waarop alle bedragen zijn uitgesplitst.
Verwerking in de loonadministratie
Na ontslag verwerk je in de loonadministratie de uitdiensttreding, de eindloonstrook en de definitieve loonaangifte. Zorg dat de uitdiensttredingsdatum correct is geregistreerd bij de Belastingdienst via de loonaangifte en pas het medewerkersportaal bij zodat de medewerker geen toegang meer heeft. Controleer ook de WW-premie-herrekening: treedt iemand eerder in het jaar uit dienst, dan kan het premievoordeel van het lage WW-tarief gedeeltelijk vervallen.
Veelgestelde vragen
Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en niet als juridisch advies. Ontslagrecht is complex en situatieafhankelijk. Raadpleeg altijd een specialist voor jouw specifieke situatie.
Vragen over een ontslagtraject? Neem contact op.