Salarisadministratie lijkt op het eerste gezicht een kwestie van uren invoeren en een druk op de knop. In de praktijk zien wij dat er veel meer bij komt kijken: CAO-toepassing, loonheffingen, jaaropgaven, pensioenaansluiting en de zekerheid dat medewerkers op tijd en correct worden uitbetaald. Werkgevers die de tijd hebben kiezen er in eerste instantie soms voor om het zelf te regelen, tot het moment dat een fout, een gemiste CAO-wijziging of simpelweg gebrek aan tijd de knoop doorhakt. In dit artikel zetten we de belangrijkste redenen om salarisadministratie uit te besteden op een rij, en ook wanneer het juist minder voor de hand ligt.
Tijdwinst voor jou en je HR
Loonadministratie is tijdrovender dan het lijkt, vooral als het naast andere taken gebeurt. Uren controleren, mutaties verwerken, loonstroken versturen, aangifte doen bij de Belastingdienst: voor een klein team met vijf tot vijftien medewerkers is dat al snel een paar uur per maand, en bij groei neemt dat toe. Uitbesteden betekent dat jij mutaties aanlevert en de rest overlaat aan een specialist. Bij LoonBox is dat gemiddeld nog maar een uur per maand voor de werkgever zelf.
CAO- en wetswijzigingen die je niet zelf hoeft bij te houden
Elk jaar veranderen een hoop zaken die invloed hebben op loonadministratie. Minimumlonen die stijgen, nieuwe CAO-schalen, aanpassingen in de werkkostenregelgeving etc. Wie dit zelf doet, moet die wijzigingen actief volgen en op tijd doorvoeren, anders lopen loonstroken achter op de actuele regels. Een salarisadministratiekantoor volgt dit voor je en past het proactief toe, voordat de loonrun ingaat. Dat geldt zeker voor sectoren met een complexe CAO, zoals zorg, bouw of horeca, waar toeslagen en jeugdlonen elk jaar wijzigen.
Minder risico op fouten en naheffingen
Een foutieve loonaangifte of een verkeerd toegepaste CAO-schaal wordt niet altijd meteen zichtbaar. Vaak komt het pas naar boven bij een controle van de Belastingdienst of een boekenonderzoek. Het gevolg hiervan is dat er een naheffing volgt en soms een boete. Salarisspecialisten werken met software die veel van deze fouten automatisch signaleert, en met controles die bij de dagelijkse beroepsuitoefening horen. Hierdoor wordt het maken van fouten aanzienlijk kleiner dan bij handmatige verwerking naast andere werkzaamheden.
Eén vaste adviseur in plaats van een generalist
Bij grotere administratiekantoren of accountants is salarisadministratie vaak een bijzaak naast de jaarrekening en de belastingaangifte, met wisselende medewerkers en weinig CAO-specifieke kennis. Een specialist die de focus heeft op salarisadministratie, kent de details van jouw sector en heeft doorgaans een vast aanspreekpunt per klant. We kunnen natuurlijk niet in de keuken kijken bij andere salarisadministratiekantoren, maar bij ons wissel je niet van adviseur zodra je bedrijf groeit. Dezelfde persoon blijft je zaak volgen, of je nu vijf of vijftig medewerkers hebt.
Wat het kost, en wat het je oplevert
De kosten van uitbesteden liggen doorgaans tussen de acht en achttien euro per loonstrook per maand, afhankelijk van het pakket en de complexiteit van je CAO. Een volledig overzicht van tarieven en wat daarin zit, vind je in het artikel over de kosten van salarisadministratie uitbesteden. Zet dat af tegen de tijd die je zelf kwijt bent, de softwarekosten die je anders zelf zou dragen, en het risico op een naheffing: voor de meeste MKB-werkgevers weegt dat ruimschoots op tegen het maandtarief.
Wanneer uitbesteden minder voor de hand ligt
Het uitbesteden van loonadministratie is niet voor iedere organisatie vanzelfsprekend. Heb je al een eigen salarisadministrateur of een HR-afdeling in dienst, met voldoende capaciteit en actuele kennis van je CAO, dan levert het uitbesteden in sommige gevallen minder directe winst op. In de praktijk zien we dat organisaties met meer dan 250 personeelsleden vaak een gespecialiseerde salarisadministrateur in dienst nemen. Voor kleinere en middelgrote werkgevers zonder eigen specialist is uitbesteden vrijwel altijd de snellere en goedkopere route, en ook grotere organisaties kiezen er regelmatig voor om alleen de complexere onderdelen, zoals CAO-bewaking of fiscale optimalisatie, uit te besteden en de rest zelf te doen.
Twijfel je of uitbesteden in jouw situatie loont? Een vrijblijvend gesprek van vijftien minuten geeft meestal al duidelijkheid. Wij kijken mee naar je huidige situatie en rekenen voor wat het bij ons zou kosten, zonder verplichtingen.
Benieuwd of uitbesteden voor jouw bedrijf loont?