Eindejaarschecklist salarisadministratie 2026: 7 punten voor werkgevers

Het laatste kwartaal is voor de salarisadministratie het moment om dingen recht te zetten. Wat je in oktober of november vindt, kun je nog oplossen. Wat je in januari ontdekt, is meestal al een naheffing, een correctie op de loonstrook of een gesprek met een medewerker.

Deze checklist loopt de zeven punten langs die elk jaar terugkomen. Aan het eind staat wat op dit moment nog niet vaststaat, zodat je weet waar je wél en waar je nog níét op kunt bouwen.

1. Vrije ruimte van de werkkostenregeling controleren

De vrije ruimte is in 2026 2,00% van de fiscale loonsom tot €400.000 en 1,18% daarboven. Wat je daarbinnen als eindheffingsloon aanwijst, is belastingvrij. Wat erboven uitkomt, kost je 80% eindheffing.

Kijk in het vierde kwartaal wat je tot nu toe hebt aangewezen en wat er nog aan komt: kerstpakketten, een personeelsuitje, relatiegeschenken voor je team, jubileumgeschenken. Zo weet je of je nog ruimte hebt, of juist moet remmen. Lees ook de werkkostenregeling 2026 uitgelegd als je de regels wilt opfrissen.

2. Kerstpakket en eindejaarsuitkering

Een kerstpakket heeft geen eigen vrijstelling. Je wijst het aan als eindheffingsloon en het telt mee voor de vrije ruimte. Bij een team van vijf is dat zelden een probleem, bij een team van vijftig met een dure pakketkeuze kan dat wel lastig worden.

Geef je een eindejaarsuitkering, dertiende maand of bonus, spreek dan vooraf af in welke maand die wordt uitbetaald en op welke loonstrook. Een bonus of eindejaarsuitkering wordt als bijzondere beloning met het bijzonder tarief belast. De inhouding kan voor de medewerker hoger uitpakken dan verwacht, en dat leidt tot vragen. Zet dat dus vooraf duidelijk neer.

3. Vakantiedagen en verlofsaldi

Vakantiedagen vervallen niet automatisch op 31 december. Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd, dus op 1 juli. Dat geldt niet als de medewerker ze niet kon opnemen, bijvoorbeeld door ziekte, of als de werkgever dat onmogelijk maakte: dan verjaren ze pas na vijf jaar. Bovenwettelijke dagen verjaren altijd pas na vijf jaar. Wijs medewerkers daarom tijdig op hun saldo en maak ruimte om dagen op te nemen.

Wat je in het vierde kwartaal dus kunt doen:

• Het verlofsaldo per medewerker opvragen en controleren.
• Medewerkers met een groot saldo schriftelijk wijzen op hun opgebouwde dagen en de vervaltermijn.
• Afspreken hoe je omgaat met dagen die worden meegenomen naar het nieuwe jaar.

In ons artikel over vakantiegeld en vakantiedagen lees je hoe de opbouw en de vervaltermijnen precies werken.

4. Contracten die aflopen

Heeft een tijdelijk contract een looptijd van zes maanden of langer en loopt het af rond de jaarwisseling, dan moet je de medewerker uiterlijk één maand voor de einddatum schriftelijk laten weten of je het contract verlengt en onder welke voorwaarden. Vergeet je dat, dan ben je een vergoeding verschuldigd van één maandsalaris. Ben je te laat, dan betaal je naar rato: een week te laat is een week salaris.

Loop daarom nu je personeelsbestand langs op contracten die tussen december en februari aflopen. Neem er ook de contracten bij die met een proeftijd of een tussentijdse beoordeling samenhangen. Kijk ook naar het aantal opeenvolgende contracten, want dat bepaalt of het volgende contract automatisch vast wordt. Meer daarover in tijdelijk contract 2026.

5. Wijzigingen per 1 januari doorgeven

Veel dingen veranderen per 1 januari. Voor jouw salarisadministratie zijn dit de gebruikelijke punten:

6. Mutaties op tijd aanleveren

Rond de feestdagen wordt de planning van iedereen krapper, ook die van je salarisadministrateur. December kent bovendien vaak een extra loonrun, bijvoorbeeld voor een eindejaarsuitkering. Vraag daarom vroeg om de uiterste aanleverdatum voor de decemberrun en de eerste run van januari.

Handig om vóór die datum bij de hand te hebben:

• Nieuwe medewerkers, uitdiensttredingen en wijzigingen in uren of functie.
• Eenmalige uitbetalingen zoals bonussen en kerstpakketten, met het bedrag en de aanwijzing als eindheffingsloon.
• Ziekmeldingen en herstelmeldingen die nog openstaan.
• Afspraken over verlof dat je uitbetaalt of meeneemt.

Benieuwd hoe dat verloopt als je het uitbesteedt? Lees meer over salarisadministratie uitbesteden.

7. Wat kan nog veranderen?

Een aantal onderwerpen dat in 2027 speelt, staat nu nog niet vast. Bouw daar dus nog niet definitief op, maar houd het wel in de gaten.

Belastingplan 2027

Het Belastingplan 2027 is op 15 september ingediend en wordt in het najaar door de Tweede Kamer behandeld. Daarna beslist de Eerste Kamer. Voor werkgevers zijn onder meer voorgesteld: de onbelaste kilometervergoeding van €0,25, die met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 geldt, structureel in de wet vastleggen en het afschaffen van de gerichte vrijstelling voor personeelskorting per 1 januari 2027. Alle voorgestelde maatregelen vind je in ons artikel Prinsjesdag 2026. Heb je een personeelskortingsregeling, kijk dan alvast of die na de wijziging nog past binnen je vrije ruimte.

Wet loontransparantie

De wet die de Europese loontransparantierichtlijn omzet, ligt bij de Tweede Kamer. De Tweede Kamer heeft de plenaire behandeling volgens de huidige agenda gepland voor week 2 van 2027. Het kabinet houdt nog vast aan 1 januari 2027, maar bij die planning lijkt dat niet haalbaar, omdat daarna ook nog de Eerste Kamer aan zet is. De precieze datum en de definitieve inhoud staan dus nog niet vast. Wat naar verwachting op je afkomt: sollicitanten vooraf informeren over het startsalaris of de salarisband, en het niet meer mogen vragen naar het huidige of vorige salaris van kandidaten. Dit is een goed moment om te controleren of je functies en salarisschalen inzichtelijk en onderbouwd zijn.

Veelgestelde vragen