Wat is een onkostenvergoeding?
Als medewerkers zakelijke kosten maken, mag jij die onbelast vergoeden. Maar niet alles is zomaar onbelast: de fiscale regels bepalen wanneer een vergoeding buiten het loon valt en wanneer je eindheffing betaalt. Op deze pagina lees je hoe je dat goed regelt.
- Zakelijke kosten die je vergoedt op declaratiebasis zijn onbelast, mits aantoonbaar zakelijk.
- Vaste onkostenvergoedingen zijn in principe belast loon, tenzij je een akkoord hebt van de Belastingdienst.
- Valt de vergoeding niet onder een gerichte vrijstelling, dan kun je hem aanwijzen in de vrije ruimte van de WKR.
- Bewaar altijd bonnen of declaratielijsten; bij controle moet je de zakelijkheid kunnen aantonen.
Wanneer is een onkostenvergoeding onbelast?
Een onkostenvergoeding is onbelast als zij aantoonbaar strekt ter vergoeding van zakelijke kosten die de medewerker maakt in de uitoefening van zijn werk. De sleutelwoorden zijn zakelijk en aantoonbaar.
Vergoedt je de werkelijke kosten op basis van een declaratie met bon, dan is de vergoeding in principe onbelast. Betaal je een vaste maandelijkse vergoeding zonder declaratie, dan is die in principe belast loon, tenzij je een kostenvergoedingsbeschikking hebt van de Belastingdienst. Die beschikking vraag je aan door per kostencategorie te onderbouwen hoeveel de medewerker gemiddeld per maand uitgeeft aan zakelijke kosten.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een onkostenvergoeding en een kostenvergoeding in de WKR?
Een onkostenvergoeding op declaratiebasis vergoedt aantoonbaar gemaakte kosten en is in principe onbelast zolang de kosten zakelijk zijn. Een kostenvergoeding binnen de WKR is een bedrag dat je aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte, ook als er geen concrete kostendeclaratie tegenover staat. De WKR-route is handig voor vaste, moeilijk te onderbouwen kosten.
Mag ik een vaste maandelijkse onkostenvergoeding betalen?
Ja, maar dat vereist een zogenoemde kostenvergoedingsbeschikking van de Belastingdienst als het bedrag substantieel is. Zonder beschikking is een vaste vergoeding belast loon. De beschikking vraag je aan door te onderbouwen welke zakelijke kosten de medewerker structureel maakt. Heb je eenmaal een beschikking, dan mag je de vaste vergoeding belastingvrij uitbetalen.
Welke kosten zijn typisch zakelijk en dus onbelast te vergoeden?
Denk aan reiskosten voor zakelijke ritten, parkeerkosten tijdens klantbezoeken, zakelijke lunches en diners, representatiekosten, abonnementen op vakbladen en beroepsorganisaties, en gereedschap of materiaal dat uitsluitend zakelijk wordt gebruikt. Kosten met een gemengd privé- en zakelijk karakter mogen doorgaans slechts gedeeltelijk onbelast worden vergoed.
Wat als een medewerker zijn declaratie verliest?
Zonder bon of onderbouwing kan de Belastingdienst de vergoeding bij controle als belast loon aanmerken. Spreek een duidelijk declaratiebeleid af: wat mag gedeclareerd worden, welk formulier of systeem gebruiken medewerkers, en wat is de uiterste indiendatum. Digitale declaratietools met een fotofunctie voor bonnen maken dit eenvoudig.