Wat is een loonjournaalpost?
Na elke salarisrun genereert je salarisadministratie een loonjournaalpost die de loonkosten correct verwerkt in je boekhouding. Voor werkgevers die werken met NMBRS en Exact Online verloopt dit grotendeels automatisch via de directe koppeling.
- De loonjournaalpost wordt automatisch aangemaakt door de salarissoftware na elke salarisrun.
- Debet: brutoloon plus werkgeverslasten als bedrijfslast. Credit: nettoloon, loonheffingen en pensioenpremie als verplichtingen.
- De post moet geboekt zijn voordat de betaling aan de werknemer plaatsvindt.
- NMBRS exporteert de loonjournaalpost direct naar Exact Online, Twinfield en Snelstart.
Wat staat er in een loonjournaalpost?
De loonjournaalpost bestaat uit twee zijden: de debetzijde registreert de totale loonkosten als last, de creditzijde registreert de verplichtingen die uit die loonkosten voortvloeien.
Op de debetzijde staan de loonkosten: het brutoloon van de werknemer plus de werkgeverslasten. Die werkgeverslasten bestaan uit de werkgeverspremies WW, Zvw en WIA, ook wel de werknemersverzekeringen. Samen vormen zij de totale personeelslast die in de resultatenrekening verschijnt. Op de creditzijde staan drie componenten: het te betalen nettoloon aan de werknemer, de ingehouden loonheffingen die jij als werkgever afdraagt aan de Belastingdienst, en de pensioenpremie die naar het pensioenfonds of de verzekeraar gaat.
De logica achter deze indeling is dat het totaal van de debetzijde altijd gelijk is aan het totaal van de creditzijde. Het brutoloon dat je als last boekt, is precies het bedrag dat je verdeelt over het nettoloon voor de werknemer, de loonheffing voor de Belastingdienst en de pensioenpremie. Wil je weten hoe al deze kosten optellen, lees dan het artikel over de totale loonkosten per medewerker.
Hoe gaat de loonjournaalpost naar de boekhouding?
In moderne salarisadministraties is de overdracht naar de boekhouding grotendeels geautomatiseerd, maar het is goed te begrijpen hoe dit technisch werkt.
Na elke salarisrun genereert NMBRS een journaalbestand met daarin alle boekingen voor de betreffende periode. Dit bestand bevat de grootboekrekeningen, de bedragen en de richting van elke boeking. Via de NMBRS-Exact Online koppeling worden deze boekingen automatisch ingelezen in Exact Online, zonder dat je het bestand handmatig hoeft te downloaden en importeren. Hetzelfde geldt voor koppelingen met Twinfield en Snelstart.
Voordat de automatische koppeling goed werkt, moeten de grootboekrekeningen in NMBRS correct zijn gekoppeld aan de rekeningen in je boekhoudpakket. Dit is een eenmalige configuratie, maar wel een die zorgvuldig moet worden gedaan. Een verkeerde koppeling van een rekening leidt maand na maand tot onjuiste boekingen die pas bij de jaarrekening worden ontdekt.
Wat als de loonjournaalpost niet klopt?
Afwijkingen tussen de salarisadministratie en de boekhouding komen voor. De oorzaak is bijna altijd te traceren, maar maandelijkse controle is onmisbaar.
Een veelvoorkomende oorzaak van afwijkingen is timing. Als de loonjournaalpost in periode A is geboekt maar de bankbetaling pas in periode B plaatsvindt, ontstaat een verschil op de balans dat door de boekhouder als fout wordt gezien, terwijl het slechts een timing-issue is. Een andere oorzaak zijn correcties na de salarisrun: een nabetaling of een te veel betaald bedrag dat in dezelfde maand wordt gecorrigeerd, maar waarvoor een apart journaal is aangemaakt.
Stem de loonjournaalpost elke maand af met de boekhouding. Vergelijk het totaal van de loonkosten in de resultatenrekening met het totaal van de salarisrun. Vergelijk de openstaande schuld aan de Belastingdienst op de balans met de nog te betalen loonheffingen. Als deze bedragen niet overeenkomen, is er een boeking gemist of verkeerd geboekt. LoonBox voert deze afstemming standaard uit als onderdeel van de salarisadministratie.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet de loonjournaalpost geboekt worden?
De loonjournaalpost hoort geboekt te zijn in dezelfde periode als het loon wordt uitbetaald. Boek je de post te laat, dan kloppen de maandcijfers niet en ontstaan er tijdsverschillen in de balans.
Wat is het verschil tussen de loonjournaalpost en de loonaangifte?
De loonjournaalpost is een boekhoudkundige verwerking in je eigen administratie. De loonaangifte is de opgave aan de Belastingdienst van ingehouden loonheffingen. Beide zijn gebaseerd op dezelfde salarisrun, maar hebben een ander doel.
Waarom wijkt de loonjournaalpost soms af van wat ik zie in de boekhouding?
Afwijkingen kunnen ontstaan door verkeerde grootboekrekeningen in de koppeling, correcties na de salarisrun, of timing: als de post in een andere periode is geboekt dan de betaling. Maandelijkse afstemming is essentieel.