Wat is een proforma loonstrook?
Bij salarisonderhandelingen of een budgetvoorstel wil je snel weten wat een brutoloon netto betekent voor de werknemer. Een proforma loonstrook geeft die indicatie vooraf, zodat beide partijen met realistische verwachtingen de arbeidsovereenkomst tekenen.
- Gebruik een proforma loonstrook bij salarisonderhandelingen, contractwijzigingen of budgetplanningen.
- De berekening is indicatief en niet juridisch bindend: het werkelijke nettoloon kan iets afwijken.
- Het nettobedrag hangt af van persoonlijke omstandigheden, zoals het wel of niet toepassen van de loonheffingskorting.
- LoonBox stelt een proforma loonstrook voor je op op basis van het gewenste brutoloon.
Wanneer gebruik je een proforma loonstrook?
Een proforma loonstrook is nuttig op elk moment dat je iemand wilt laten zien wat een bepaald brutoloon concreet netto betekent, zonder dat de payroll al is gedraaid.
De meest voorkomende situatie is de salarisonderhandeling met een nieuwe kandidaat. Je hebt een brutoloon in gedachten, de kandidaat wil weten wat hij of zij netto overhoudt. Met een proforma loonstrook geef je direct een helder antwoord, zonder dat je al een arbeidsovereenkomst hoeft te tekenen of een loonadministrateur hoeft te bellen.
Ook bij loonsverhoging of functiewijziging is de proforma een handig instrument. Je berekent vooraf wat de nieuwe situatie netto betekent voor de werknemer, bespreekt dit, en verwerkt de wijziging daarna pas definitief in de salarisadministratie. Zo voorkom je verrassingen achteraf. Hetzelfde geldt voor budgetplanningen: als manager of directeur wil je weten wat een nieuwe functie per saldo kost, inclusief werkgeverslasten, en wat de werknemer netto ontvangt.
Wat staat er op een proforma loonstrook?
De opbouw van een proforma loonstrook volgt de structuur van een echte loonstrook, maar alle bedragen zijn berekend op basis van standaardinstellingen.
Bovenaan staat het overeengekomen brutoloon. Daaronder vind je de ingehouden loonheffing, berekend op basis van de loonbelastingtabel die van toepassing is. Als er een pensioenpremie geldt, wordt het werknemersdeel daarvan ook opgenomen. Het resultaat is het indicatieve nettoloon: het bedrag dat de werknemer maandelijks op zijn rekening verwacht te ontvangen.
Let op: de proforma rekent met standaardaannames. Of de loonheffingskorting wel of niet wordt toegepast, maakt een aanzienlijk verschil in het nettobedrag. Een werknemer die de korting niet toepast bij jou omdat hij die al bij een andere werkgever gebruikt, houdt netto minder over dan de proforma suggereert. Dit is geen fout in de berekening, maar een gevolg van de persoonlijke situatie van de werknemer.
Verschil met een echte loonstrook
De proforma loonstrook is een hulpmiddel voor planning en communicatie. De officiële loonstrook is het juridisch document dat telt.
Na de eerste daadwerkelijke salarisverwerking verschijnt de echte loonstrook. Die is gebaseerd op de werkelijke gegevens in de salarisadministratie: de juiste tabel, de actuele loonheffingskorting, de exacte pensioenpremie en alle andere inhoudingen die van toepassing zijn. Kleine verschillen ten opzichte van de proforma zijn normaal en verwacht.
De echte loonstrook is het document dat je als werkgever juridisch verplicht bent te verstrekken. De proforma heeft geen wettelijke status en verplicht je tot niets. Als tijdens de onderhandelingen een brutoloon is afgesproken, is dat het contractuele vertrekpunt. Het nettobedrag op de proforma is een indicatie, geen toezegging.
Veelgestelde vragen
Is een proforma loonstrook juridisch bindend?
Nee. Een proforma loonstrook is een indicatieve berekening en heeft geen juridische status. Alleen de daadwerkelijke loonstrook na verwerking in de salarisadministratie is bindend.
Waarom wijkt het werkelijke nettoloon soms af van de proforma?
De proforma is gebaseerd op standaardtarieven. Het werkelijke nettoloon kan afwijken door persoonlijke factoren zoals de loonheffingskorting, een andere tabel (wit of groen) of bijzondere beloningen.
Kan ik een proforma loonstrook ook gebruiken bij een loonsverhoging?
Ja, dat is juist een veel voorkomend gebruik. Je berekent vooraf wat een loonsverhoging netto betekent voor de werknemer, voordat je de wijziging doorvoert in de salarisadministratie.
Hoe snel kan LoonBox een proforma loonstrook maken?
Na ontvangst van de benodigde gegevens, zoals het gewenste brutoloon en de dienstbetrekkingsgegevens, stelt LoonBox doorgaans dezelfde dag een proforma op.